Jak rozmawiać o podwyżce w 2025 roku? Scenariusz rozmowy z szefem

Czy na samą myśl o tym, że musisz iść do szefa po podwyżkę, czujesz ścisk w żołądku?

Nie jesteś sam. Z mojego 20-letniego doświadczenia w HR i pracy mentorskiej wynika, że rozmowa o wynagrodzeniu to jeden z najbardziej stresujących momentów w życiu zawodowym. Boimy się oceny. Boimy się odrzucenia. Boimy się, że wyjdziemy na roszczeniowych.

Często słyszę od Klientów: „Agnieszka, ja po prostu ciężko pracuję, szef powinien sam to zauważyć i zaproponować podwyżkę”.

Muszę Cię zmartwić. To tak nie działa.

Szef to nie wróżka. Firma to nie rodzina. To biznes. Jeśli nie upomnisz się o swoje, w 90% przypadków nikt nie przyjdzie do Ciebie z workiem pieniędzy. Zwłaszcza w 2025 roku, kiedy rynek pracy się stabilizuje, a pracodawcy dwa razy oglądają każdą złotówkę, zanim wydadzą ją na zwiększenie wynagrodzenia.

Dlatego dziś przeprowadzę Cię przez ten proces krok po kroku. Pokażę Ci, jak przygotować się do rozmowy o podwyżce, jakich argumentów użyć, a jakich unikać jak ognia, i dam Ci gotowy scenariusz, dzięki któremu Twoje szanse na sukces drastycznie wzrosną.

Dlaczego tak trudno nam rozmawiać o podwyżce?

Zanim przejdziemy do taktyki, musimy rozprawić się z blokadą w głowie.

Dlaczego rozmowa o podwyżce jest taka trudna? Bo traktujemy ją osobiście. Wydaje nam się, że jeśli pracodawca odmówi, to znaczy, że nas nie lubi albo że jesteśmy beznadziejni.

Tymczasem z perspektywy Dyrektora HR (którym byłam przez lata) wygląda to inaczej. To są negocjacje. To wymiana wartości. Ty dajesz swój czas, kompetencje i wyniki – firma daje pieniądze. Jeśli wartość, którą wnosisz, wzrosła – cena też powinna wzrosnąć. Proste? W teorii tak.

W praktyce wielu z nas ma wdrukowane przekonanie, że o pieniądzach się nie rozmawia. Że prośba o podwyżkę to coś niestosownego.

Serio. Musisz zmienić to myślenie.

Jeśli w 2025 roku Twoje obowiązki wzrosły, a pensja stoi w miejscu od dwóch lat – to nie jest „roszczeniowość”. To dbanie o higienę zawodową. Jeśli tego nie zrobisz, narodzi się w Tobie frustracja, która w końcu wypchnie Cię z firmy. A rekrutacja nowego pracownika kosztuje firmę znacznie więcej, niż podwyżka pensji dla sprawdzonego specjalisty.

Dobre przygotowanie do rozmowy o podwyżce to 90% sukcesu

Nie idź na tę rozmowę „z marszu”.

Najgorsze, co możesz zrobić, to zapukać do gabinetu szefa w piątek po południu i powiedzieć: „Szefie, potrzebuję więcej zarabiać, bo wszystko podrożało”.

To prosta droga do usłyszenia „nie”.

Aby otrzymać podwyżkę, musisz podejść do tego jak do projektu. Musisz zebrać dane, fakty i liczby. Dobre przygotowanie do rozmowy sprawi, że poczujesz się pewniej, a Twój przełożony zobaczy w Tobie partnera do rozmowy, a nie petenta.

Jak sprawdzić rynkowe wynagrodzenia na podobnych stanowiskach?

Pierwszym krokiem jest zorientowanie się, ile warta jest Twoja praca na rynku.

W 2025 roku widełki płacowe są coraz częściej jawne, ale wciąż wielu pracowników nie ma pojęcia, czy zarabia dobrze, czy źle.

Zanim poprosisz o podwyżkę, zrób research:

1. Przeglądaj oferty pracy: Sprawdź ogłoszenia na podobnych stanowiskach w Twojej branży i regionie. Zwróć uwagę na wymagane kompetencje.
2. Raporty płacowe: Skorzystaj z dostępnych w sieci raportów płacowych (np. Hays, Antal, Sedlak & Sedlak).
3. Networking: Porozmawiaj ze znajomymi z branży (oczywiście dyskretnie).

Pamiętaj jednak, że argument „rynkowy” jest pomocniczy. To, że „gdzie indziej płacą więcej”, to dla Twojego szefa informacja, ale jeszcze nie powód, by płacić więcej Tobie, jeśli nie wnosisz odpowiedniej wartości. 

Twoja wartość dla firmy – argumenty przemawiające za podwyżką

Kluczem do sukcesu jest uzasadnienie oparte na wynikach.

Usiądź z kartką papieru i odpowiedz sobie na pytania:

• Co konkretnie zrobiłem dla firmy w ciągu ostatniego roku?
• Czy mój zakres obowiązków się rozszerzył?
• Czy zrealizowałem cele z nawiązką?
• Czy przejąłem zadania po kimś, kto odszedł?
• Czy zdobyłem nowe kompetencje (certyfikat, szkolenie), które wykorzystuję w pracy?

To jest Twój arsenał. To są Twoje konkretne argumenty.

Jakich argumentów użyć, a jakich unikać jak ognia?

Wielu pracowników pali szanse na sukces już w pierwszych minutach, używając argumentów emocjonalnych lub prywatnych. Szefa (jako reprezentanta firmy) interesuje biznes.

Oto lista „za” i „przeciw”, którą musisz znać, zanim zaczniesz rozmawiać z szefem o podwyżce.

Argumenty, które zamykają drogę do otrzymania podwyżki (UNIKAJ ICH!)

• „Mam kredyt/dziecko/remont”: Twoja sytuacja życiowa to Twoja prywatna sprawa. Pracodawca płaci za pracę, nie za Twoje koszty życia. To brutalne, ale prawdziwe.
• „Inflacja jest wysoka”: Inflacja dotyka też firmy (rosną koszty energii, materiałów). Argument „o inflację” działał w 2023 roku, w 2025 jest już dużo słabszy. Każdy chce wyrównania inflacyjnego, ale wyższe wynagrodzenie dostają ci, którzy dają jakość.
• „Kaśka z marketingu zarabia więcej”: Nigdy nie porównuj się do kolegów z biurka obok. Po pierwsze, łamiesz często tajemnicę wynagrodzeń. Po drugie – nie wiesz, jakie Kaśka ma cele i ustalenia. Rozmawiaj o sobie.
• „Jak nie dacie, to odejdę”: Szantaż to broń atomowa. Używasz jej tylko raz. Jeśli to powiesz, musisz mieć w kieszeni inną ofertę pracy. Inaczej szef może powiedzieć „Trudno, żegnamy” i zostaniesz na lodzie.

Konkretne argumenty, które działają na szefa (UŻYWAJ ICH!)

Chcesz przekonać szefa? Mów językiem korzyści.

• Wyniki: „W ciągu roku zwiększyłem sprzedaż w moim sektorze o 15%”.
• Oszczędności: „Zoptymalizowałem proces raportowania, co oszczędza zespołowi 10 godzin tygodniowo”.
• Nowe obowiązki: „Rok temu byłem odpowiedzialny tylko za rynek polski, teraz obsługuję też Czechy i Słowację, a moja pensja pozostała bez zmian”.
• Samodzielność: „Wymagam znacznie mniej nadzoru niż rok temu, samodzielnie prowadzę kluczowe projekty”.
• Rozwój: „Ukończyłem szkolenie z AI i wdrożyłem nowe narzędzia, które przyspieszyły naszą pracę”.

Takie uzasadnienie jest trudne do zbicia. Jest rzeczowe i oparte na faktach.

Wybór odpowiedniego momentu, by umówić się na rozmowę z szefem

Timing is everything. Nawet najlepsze argumenty przepadną, jeśli Twój szef będzie miał zły dzień.

Kiedy umówić się na rozmowę?

• Po sukcesie: Właśnie domknąłeś duży projekt? Klient wysłał pochwałę? To idealny moment. Kuj żelazo, póki gorące.
• Przed planowaniem budżetu: W większości firm budżety na kolejny rok dopina się jesienią (wrzesień-listopad). Jeśli przyjdziesz w styczniu 2025, możesz usłyszeć: „Chciałbym ci dać, ale budżet jest już zamknięty”. Dowiedz się, kiedy w Twojej firmie planuje się finanse.
• W spokojniejszym okresie: Unikaj dni, kiedy w firmie jest „pożar”, audyt albo szef biega ze spotkania na spotkanie.

I najważniejsze: umów się na rozmowę. Nie łap szefa na korytarzu czy w kuchni przy ekspresie. Wyślij zaproszenie w kalendarzu z tytułem: „Rozmowa o rozwoju i warunkach współpracy” lub „Podsumowanie wyników i plany na przyszłość”. Nie wpisuj w tytule „Podwyżka”, bo to od razu stawia drugą stronę w trybie obronnym.

Scenariusz rozmowy z szefem – krok po kroku

Masz już argumenty, wybrałeś termin. Teraz czas na rozmowę z szefem. Jak ją przeprowadzić?

Oto gotowy scenariusz, który możesz dostosować do swojej sytuacji. Pamiętaj, żeby mówić własnym głosem, ale zachować tę strukturę.

Krok 1: Otwarcie (Zbuduj atmosferę)

Zacznij pozytywnie. Nie wchodź z miną skazańca.

„Cześć, dziękuję, że znalazłeś czas. Chciałbym porozmawiać o mojej pracy, podsumować ostatni rok i omówić perspektywy na przyszłość, w tym kwestie finansowe.”

Krok 2: Przypomnienie sukcesów (Twój Pitch)

Teraz czas, by pokazać, co zrobiłeś. Nie czekaj, aż szef Cię pochwali. Zrób to sam.

„Przygotowując się do naszej rozmowy, przeanalizowałem ostatnie 12 miesięcy. Jestem dumny z tego, że udało mi się [ARGUMENT 1 – np. dowieźć projekt X przed terminem]. Dodatkowo, przejąłem odpowiedzialność za [ARGUMENT 2 – np. wdrażanie nowych pracowników]. Moje działania przełożyły się na [ARGUMENT 3 – konkretny wynik dla firmy].”

Krok 3: Prośba o podwyżkę (Call to Action)

Przejdź do konkretów. Nie owijaj w bawełnę. Mów pewnym głosem.

„Biorąc pod uwagę moje zwiększone zaangażowanie, wyniki oraz fakt, że mój zakres obowiązków znacznie wykroczył poza pierwotne ustalenia, chciałbym porozmawiać o rewizji mojego wynagrodzenia.”

„Zależy mi na dalszym rozwoju w firmie. Opierając się na moich wynikach oraz stawkach rynkowych na podobnych stanowiskach, chciałbym zaproponować podwyżkę w wysokości [KWOTA lub PROCENT, np. 15%]. Uważam, że jest to stawka adekwatna do wartości, jaką teraz wnoszę do zespołu.”

Krok 4: Cisza (Najtrudniejszy moment)

Kiedy powiesz kwotę – zamilknij.

To stara zasada negocjacji. Wielu ludzi ze stresu zaczyna się od razu tłumaczyć: „No wiesz, to może dużo, ale…”

Nie! Powiedz kwotę i czekaj. Daj szefowi czas na reakcję.

Krok 5: Reakcja na odpowiedź

Tutaj scenariusz może się rozwidlić. Szef może się zgodzić, zacząć negocjować lub odmówić.

Jeśli powie: „Muszę to przeliczyć / sprawdzić budżet / porozmawiać z zarządem”:

Ty: „Oczywiście, rozumiem. Kiedy możemy wrócić do rozmowy? Czy przyszły wtorek będzie odpowiedni na decyzję?” (Zawsze ustalaj konkretny termin follow-upu).

Odmowa podwyżki – co zrobić, gdy szef mówi „nie”?

Odmowa to nie koniec świata. To początek właściwych negocjacji.

Jeśli usłyszysz „Nie, nie mamy teraz budżetu” albo „Nie w tym momencie”, nie wychodź z fochem.

Zapytaj: „Dlaczego?” oraz „Co musiałoby się stać, abym taką podwyżkę otrzymał?”.

To kluczowe pytania. Wymuszają na szefie konkrety. Może się okazać, że firma faktycznie ma zamrożone budżety, ale może też się okazać, że szef nie widzi Twoich wyników tak, jak Ty.

Jak negocjować dalej?

• Ustal plan naprawczy: „Rozumiem. Umówmy się w takim razie na cele, po których realizacji powrót do rozmowy o podwyżce będzie możliwy. Co konkretnie muszę dowieźć w ciągu najbliższych 3 miesięcy?”
• Negocjuj benefity: Jeśli firma nie ma gotówki, może ma inne waluty?
  • „Skoro podwyżka pensji zasadniczej jest niemożliwa, czy możemy porozmawiać o premii kwartalnej uzależnionej od wyników?”
  • „Czy w takim razie możemy porozmawiać o sfinansowaniu studiów podyplomowych / kursu językowego?”
  • „A może dodatkowe dni pracy zdalnej?”

Pamiętaj, negocjacje to poszukiwanie rozwiązań. Jeśli szef widzi, że jesteś rzeczowy i zależy Ci na dalszym rozwoju, ale też szanujesz realia firmy, Twoja pozycja w przyszłości wzrośnie.

Podwyżka pensji a zmiana pracy – kiedy czas odejść?

Czasami, mimo dobrego przygotowania, konkretnych argumentów i świetnych wyników, zderzasz się ze ścianą.

Jeśli:

1. Szef nie podaje merytorycznego uzasadnienia odmowy („Nie, bo nie”).
2. Obietnice „wrócimy do tematu za kwartał” są łamane po raz trzeci.
3. Zarabiasz drastycznie mniej niż rynkowe stawki na podobnych stanowiskach.
4. Czujesz, że jesteś zbywany, a Twoja praca nie jest szanowana.

To sygnał, że czas przestać prosić, a zacząć działać na zewnątrz.

Rynek pracy w 2025 roku wciąż potrzebuje specjalistów. Często jedynym sposobem na realny skok finansowy (o 20-30%) jest zmiana pracodawcy. To smutna prawda o korporacyjnym świecie – budżet na rekrutację jest zazwyczaj wyższy niż budżet na utrzymanie pracownika (retencję).

Nie bój się tego kroku. Rozmawiać o podwyżce warto zawsze, bo to trening asertywności i test dla Twojego obecnego pracodawcy. Jeśli ten test obleje – wiesz, co robić.

Podsumowanie: Odważ się zawalczyć o swoje

Rozmowa o pieniądzach nigdy nie jest łatwa, ale jest konieczna.

Pamiętaj: Twoja pensja to nie tylko pieniądze na koncie. To wyraz tego, jak firma ceni Twoje kompetencje i czas.

Nie czekaj, aż ktoś Cię zauważy. Przygotuj się. Zbierz argumenty. Umów spotkanie. I po prostu to zrób.

Nawet jeśli nie dostaniesz pełnej kwoty, o którą prosisz, zyskasz szacunek do samego siebie i jasność co do swojej przyszłości w tej firmie. A to jest bezcenne.

Jeśli czujesz, że potrzebujesz przećwiczyć tę rozmowę „na sucho”, sprawdzić swoje argumenty lub zbudować pewność siebie przed wejściem do gabinetu szefa – zapraszam Cię na indywidualny Mentoring Kariery. Czasem godzina pracy z ekspertem zwraca się w pierwszej wypłacie po udanej negocjacji.

Trzymam kciuki za Twoją odwagę i Twoje konto!

Agnieszka Miliszkiewicz-Pajdzińska

Twój Mentor Kariery i Rekruter

👉 Chcesz więcej konkretnych wskazówek o zarabianiu i rozwoju? Zapisz się do mojego newslettera. Żadnego spamu, sama merytoryka, która pomoże Ci zbudować karierę na Twoich zasadach.