Jak zwolnić pracownika z klasą i uniknąć kryzysu w zespole? Rola outplacementu.

Powiedzmy to sobie szczerze: zwolnienie pracownika to jedna z najtrudniejszych rzeczy, jakie przychodzi robić liderowi.

Nikt, kto ma w sobie choć odrobinę empatii, nie lubi tego momentu. Ścisk w żołądku, bezsenna noc przed rozmową, układanie w głowie scenariuszy… Znam to doskonale z mojej praktyki.

Wielu menedżerów ucieka od tego tematu. Odsuwają decyzję o zwolnieniu w czasie, licząc na cud (że pracownik sam odejdzie) albo delegują to zadanie do HR, umywając ręce.

To błąd.

To, jak rozstaniesz się z pracownikiem, mówi o Twoim liderstwie więcej niż to, jak go zatrudniasz. Świat jest mały. Opinia o tym, jak firma traktuje ludzi w trudnych momentach, rozchodzi się błyskawicznie – na LinkedIn, na GoWork, w branżowych kuluarach.

Dziś przeprowadzę Cię przez ten proces. Bez pudrowania rzeczywistości. Pokażę Ci, jak zwolnić pracownika z klasą, jak dopełnić formalności zgodnie z prawem i jak zadbać o to, by rozstania nie zniszczyły morale reszty zespołu. Opowiem też o narzędziu, które jest w Polsce wciąż niedoceniane, a ratuje wizerunek firmy – o outplacemencie.

Dlaczego sposób, w jaki przeprowadzasz zwolnienie pracownika, definiuje Cię jako lidera?

Często słyszę od menedżerów: „Agnieszka, to tylko biznes. Wyniki się nie zgadzają, musimy się z XXX pożegnać”.

Oczywiście, że to biznes. Ale po drugiej stronie stołu siedzi człowiek, dla którego utrata pracy to często życiowy dramat, utrata bezpieczeństwa finansowego i cios w poczucie wartości.

Zwolnienia są papierkiem lakmusowym kultury organizacyjnej.

Jeśli zrobisz to „na zimno”, wręczając papier i każąc spakować karton w 5 minut przy asyście ochrony (niestety, wciąż widzę takie praktyki w Polsce), wysyłasz sygnał do pozostałych pracowników: „Jesteście dla nas tylko zasobem. Was też możemy tak potraktować”.

Efekt? Strach. A zespół, który się boi, przestaje być kreatywny. Przestaje wychodzić z inicjatywą. Zaczyna grać asekuracyjnie i szukać nowej pracy „na wszelki wypadek”.

Dlatego rozwiązanie umowy o pracę musi odbyć się z szacunkiem. Z klasą. Nawet jeśli powodem są słabe wyniki czy zachowanie pracownika. Twoim celem jako menedżera jest przeprowadzenie tego procesu tak, by pracownik – mimo trudnych emocji – nie czuł się upokorzony.

Przygotowanie to podstawa: zanim dojdzie do rozmowy ze zwalnianym pracownikiem

Improwizacja w trakcie rozmowy z pracownikiem o zwolnieniu to najgorszy pomysł. Tu każde słowo ma wagę. Emocje biorą górę, a stres (Twój i pracownika) może doprowadzić do niepotrzebnych konfliktów, a nawet spraw w sądzie pracy.

Zanim zaprosisz osobę do salki, musisz odrobić pracę domową.

1. Skonsultuj się z Działem HR i prawnikami

Nigdy nie zwalniaj na własną rękę bez konsultacji z HR. Prawo pracy w Polsce jest skomplikowane i chroni pracowników w wielu sytuacjach (ciąża, wiek przedemerytalny, zwolnienia lekarskie). Musisz mieć pewność, że działasz zgodnie z prawem. Dział HR przygotuje odpowiednie dokumenty i sprawdzi teczkę personalną.

2. Zdefiniuj jasne powody zwolnienia

Musisz wiedzieć, DLACZEGO zwalniasz. Czy to redukcja etatu? Czy brak wyników? Czy naruszenie obowiązków?

Jeśli planujesz zwolnić pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony, Kodeks Pracy wymaga podania konkretnej, rzeczywistej i uzasadnionej przyczyny wypowiedzenia. Nie możesz napisać ogólnika typu „utrata zaufania”, jeśli nie masz na to twardych dowodów.

3. Przygotuj plan logistyczny

Kiedy odbędzie się rozmowa? (Najlepiej na początku lub w środku tygodnia, nigdy w piątek po południu – nie zostawiaj człowieka z tym szokiem na weekend). Kto będzie obecny? (Zalecam, by był to bezpośredni przełożony oraz przedstawiciel HR jako świadek). Czy zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy od razu?

Przygotować się do rozmowy to znaczy mieć odpowiedzi na pytania, które na pewno padną:

• „Do kiedy mam pensję?”
• „Co z moim niewykorzystanym urlopem?”
• „Kiedy kończy się okres wypowiedzenia?”

Aspekty prawne: Rozwiązanie umowy o pracę na czas nieokreślony i inne formy

Jako lider nie musisz być prawnikiem, ale musisz znać podstawy. Sposób rozstania determinuje atmosferę.

Najbardziej elegancką formą jest rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron. To sytuacja, w której pracodawca i pracownik wspólnie ustalają warunki odejścia. Jest to mniej stresujące, pozwala elastycznie ustalić datę końcową i często wiąże się z dodatkową odprawą, co łagodzi gorycz rozstania.

Jeśli jednak porozumienie nie wchodzi w grę, pozostaje wypowiedzenie umowy o pracę.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony. Tutaj przepisami prawa nałożony jest obowiązek konsultacji związkowej (jeśli w firmie są związki) oraz wspomnianego już pisemnego uzasadnienia.

Najbardziej drastyczną formą jest rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia (tzw. zwolnienie dyscyplinarne). Powinno być stosowane tylko w skrajnych przypadkach ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych (kradzież, alkohol, porzucenie pracy). Nigdy nie używaj groźby „dyscyplinarki” jako straszaka, by wymusić porozumienie stron. To nieetyczne i ryzykowne prawnie.

Pamiętaj też o okresach. Okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy (od 2 tygodni do 3 miesięcy). Warto to wszystko sprawdzić w dokumentach przed rozmową.

Scenariusz rozmowy zwalniającej: Jak przekazać decyzję i wręczyć wypowiedzenie?

To jest ten moment. Siedzicie w sali. Jak zacząć?

Wielu menedżerów popełnia błąd „kanapki” – zaczyna od pochwał, potem zwalnia, a na koniec znów chwali. To wprowadza chaos. Pracownik słyszy miłe słowa i nagle dostaje obuchem w głowę.

Rozmowa zwalniająca powinna być krótka, rzeczowa i godna. Nie powinna trwać dłużej niż 15-20 minut. To nie jest czas na negocjacje (chyba że dopiero proponujesz porozumienie) ani na długie analizy historii zatrudnienia. Decyzja o zwolnieniu już zapadła.

Prosty scenariusz rozmowy:

1. Bezpośredni start:
   „Zaprosiłem Cię, ponieważ muszę przekazać Ci trudną decyzję. Zdecydowaliśmy o zakończeniu współpracy z Tobą.”
2. Uzasadnienie (Krótko i prawdziwie):
   „Powodem jest likwidacja Twojego stanowiska / brak realizacji celów sprzedażowych przez ostatnie 3 kwartały, o czym rozmawialiśmy wcześniej.”
3. Wręczenie dokumentu:
   „Tutaj mam dla Ciebie wypowiedzenie / propozycję rozwiązania umowy. Proszę, przeczytaj.”
4. Informacje praktyczne (Co dalej?):
   „Twój okres wypowiedzenia kończy się [DATA]. Do tego czasu jesteś zwolniony z obowiązku świadczenia pracy / proszę Cię o przekazanie obowiązków.”
5. Przestrzeń na reakcję:
   Zamilknij. Daj mu czas. To moment szoku.

Jak zachować się w trakcie rozmowy? Błędy, których menedżer musi unikać

Rozmowy ze zwalnianym pracownikiem są pełne emocji. Jak Ty, jako menedżer, powinieneś się zachować?

Przede wszystkim: Bądź człowiekiem, ale nie kumplem.

Częstym błędem jest nadmierne tłumaczenie się: „Wiesz, to nie moja decyzja, to zarząd, ja walczyłem o Ciebie…”. Nawet jeśli to prawda, takie zrzucanie winy jest nieprofesjonalne. Reprezentujesz firmę. Musisz wziąć tę decyzję na klatę.

Trudna sytuacja wymaga, byś panował nad swoimi emocjami.

Pracownik może zareagować różnie:

• Płacz: Podaj chusteczki. Nie uciszaj. Poczekaj. Powiedz: „Rozumiem, że to trudna wiadomość.”
• Złość/Agresja słowna: Nie daj się wciągnąć w kłótnię. Nie reaguj na zaczepki. Powtarzaj spokojnie: „Rozumiem Twoje emocje, ale decyzja jest ostateczna.”
• Szok/Cisza: Nie zagaduj ciszy. Daj człowiekowi chwilę na przetrawienie informacji o zwolnieniu.

Czego absolutnie unikać?

• Pocieszania w stylu: „Nic się nie stało, znajdziesz lepszą pracę”. Dla tej osoby właśnie zawalił się świat. Nie bagatelizuj tego.
• Obiecywania rzeczy niemożliwych (np. referencji, których nie możesz wystawić).
• Porównywania do innych pracowników („Zwalniamy Ciebie, bo Kasia jest lepsza”).

Pożegnanie i okres wypowiedzenia: Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy czy praca do końca?

Kiedy wręczyć wypowiedzenie to jedno, ale co dzieje się potem?

Masz dwie główne ścieżki.

Ścieżka 1: Praca w okresie wypowiedzenia.

Ma sens, jeśli pracownik musi przekazać skomplikowane projekty i rozstajecie się w miarę poprawnych relacjach. Ryzyko? Zdemotywowany pracownik może działać destrukcyjnie na zespół, „sączyć jad” albo po prostu markować pracę.

Ścieżka 2: Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy.

W mojej ocenie – to często najlepsze rozwiązanie, zwłaszcza przy zwolnieniach z przyczyn niedopasowania lub konfliktów. Firma płaci pensję do końca okresu wypowiedzenia, ale pracownik nie przychodzi już do firmy.

Dlaczego warto?

• Unikasz napięć w biurze.
• Pracownik zyskuje płatny czas na szukanie nowej pracy (to duży benefit!).
• Eliminujesz ryzyko sabotażu czy kradzieży danych.

Często stosuje się miks: tydzień na przekazanie obowiązków, a potem zwolnienie ze świadczenia pracy + wykorzystanie zaległego urlopu. Pamiętaj, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop w okresie wypowiedzenia bez jego zgody.

Jak zwolnienia wpływają na zespół? Zarządzanie kryzysem i “Survivor Syndrome”

Zwolnienie pracownika nigdy nie odbywa się w próżni. Widzi to cały zespół.

Gdy zamykają się drzwi za zwolnionym kolegą, w biurze zapada cisza. A potem zaczynają się plotki.

W psychologii biznesu mówimy o „syndromie ocalałego” (Survivor Syndrome). Pracownicy, którzy zostali, czują ulgę, ale też poczucie winy i – przede wszystkim – lęk. „Czy ja będę następny?”.

Brak komunikacji ze strony szefa to paliwo dla kryzysu.

Dlatego zaraz po rozstaniu się z pracownikiem, musisz zebrać zespół.

Co przekazać?

Nie możesz zdradzać szczegółów (RODO, dobra osobiste), nie pierz brudów publicznie.

Ale musisz powiedzieć:

• „Dzisiaj zakończyliśmy współpracę z [IMIĘ].”
• „Chcę uciąć plotki. To była decyzja wynikająca z [OGÓLNY POWÓD, np. zmian w strukturze / kwestii biznesowych].”
• „Dziękujemy mu za wkład w pracę.”
• „Jak to wpływa na nas? Jego obowiązki przejmie…”

Ludzie potrzebują usłyszeć, że są bezpieczni (jeśli są) i jaki jest plan. Ukrywanie faktu zwolnienia albo udawanie, że pracownik „zniknął”, niszczy zaufanie do lidera.

Rola outplacementu: Jak rozstać się z pracownikiem, dając mu wsparcie na rynku?

I tu dochodzimy do kluczowego elementu, który odróżnia zwykłe zwolnienie od „zwolnienia z klasą”.

Outplacement (zwolnienia monitorowane/wspierane).

Czym to jest?

To usługa, którą pracodawca opłaca zwalnianemu pracownikowi. Nie, nie dajesz mu nowej pracy. Dajesz mu wsparcie ekspertów (takich jak ja), którzy pomogą mu tę nową pracę znaleźć.

Dlaczego warto zainwestować w outplacement?

1. Dla pracownika:
   Zamiast zostać na lodzie z wypowiedzeniem w ręku, dostaje narzędzia.
   • Pomoc w napisaniu profesjonalnego CV (często po wielu latach pracy w jednym miejscu ludzie nie umieją tego robić).
   • Przygotowanie do rozmów rekrutacyjnych.
   • Wsparcie psychiczne i mentoringowe.
   • Audyt kompetencji i wskazanie ścieżki kariery.
     To sprawia, że decyzja o zwolnieniu jest łatwiejsza do przełknięcia. Człowiek czuje, że firma o niego zadbała na do widzenia.
2. Dla firmy i menedżera:
   • Ochrona wizerunku (Employer Branding): Zwalniany pracownik, który dostał wsparcie, rzadziej pisze hejterskie opinie w internecie i rzadziej idzie do sądu pracy.
   • Spokój sumienia menedżera: Łatwiej jest wręczyć wypowiedzenie, wiedząc, że nie wyrzucasz człowieka na bruk, ale oddajesz go w ręce ekspertów, którzy mu pomogą.
   • Sygnał dla zespołu: Ci, którzy zostają, widzą, że nawet w najgorszym scenariuszu firma zachowuje się przyzwoicie. To buduje lojalność.

Outplacement może być indywidualny (dla menedżerów, specjalistów) lub grupowy (przy zwolnieniach masowych). W Polsce coraz więcej świadomych firm wpisuje to w standard rozstania. To nie jest zbędny koszt. To inwestycja w markę pracodawcy.

Podsumowanie: Human face of business

Zwolnienia są częścią cyklu życia firmy. Nie unikniesz ich.

Ale masz wpływ na to, w jakim stylu je przeprowadzisz.

Czy zwalniany pracownik wyjdzie od Ciebie z poczuciem krzywdy i chęcią zemsty?

Czy może wyjdzie smutny, ale z poczuciem, że został potraktowany sprawiedliwie i z szacunkiem, a w teczce ma voucher na konsultacje z doradcą kariery?

Pamiętaj: Biznes to relacje. Nawet te kończące się. Traktuj drugiego człowieka z szacunkiem i na tyle na ile możesz zadbaj by w tym jednym z najgorszych momentów życia pracownika, po portosu być czlowiekiem.

Zadbaj o to, by formalności i emocje były zaopiekowane. Byś po latach, spotykając byłego pracownika na ulicy, nie musiał przechodzić na drugą stronę chodnika.

Jeśli jako pracodawca lub dział HR stoisz przed koniecznością przeprowadzenia trudnych zwolnień i chcesz to zrobić profesjonalnie – skontaktuj się ze mną.

Wspieram firmy w procesach outplacementowych, pomagając zwalnianym pracownikom szybko odnaleźć się na rynku pracy, a menedżerom – przejść przez ten proces z podniesioną głową.

Zróbmy to tak, by po obu stronach pozostał szacunek.

Planujesz restrukturyzację lub trudne rozmowy w zespole?

Nie zostawiaj tego przypadkowi. Sprawdź moją ofertę Outplacementu i szkoleń dla menedżerów z przeprowadzania trudnych rozmów.

O autorze
Agnieszka Miliszkiewicz-Pajdzińska – coach kariery, trener i autorka książki „Sposób na karierę” oraz „Własna firma po 40-tce”. Od 20 lat wspiera ludzi w rozwoju zawodowym, zmianie ścieżki kariery i budowaniu biznesu w oparciu o talenty Gallupa.

🔗 Profil LinkedIn
📚 Zobacz książki i programy w sklepie