Warsztaty Gallupa w firmie – jak naprawdę wygląda proces, który zmienia zespoły? Kulisy wdrożenia krok po kroku

Czy wiesz, że większość problemów, z jakimi zmagają się działy HR i zarządy firm, wcale nie wynika ze złej strategii biznesowej, braku budżetu czy wadliwego produktu?

Kiedy wchodzę do organizacji jako zewnętrzny konsultant, zazwyczaj widzę coś zupełnie innego.

Widzę ludzi, którzy się nie słyszą.

Widzę liderów, którzy są sfrustrowani, bo ich zespół „nie dowozi”, mimo że teoretycznie ma kompetencje.

Widzę działy, które zamieniły się w twierdze (silosy) i zamiast współpracować, przerzucają się mailami „na dupokrytkę”.

Widzę nowe osoby, które po trzech miesiącach odchodzą, bo nikt nie potrafił ich wdrożyć zgodnie z ich stylem działania.

Firmy zgłaszają się do mnie z tymi objawami, szukając leku. Czasem nazywają to potrzebą „team buildingu”, czasem „szkoleniem z komunikacji”, a czasem po prostu „odświeżeniem atmosfery” i poukładaniem współpracy na nowo.

W takich momentach bardzo często rekomenduję pracę na talentach, a konkretnie – warsztaty w oparciu o badanie Instytutu Gallupa (CliftonStrengths).

Ale zanim przejdę do szczegółów, muszę zaznaczyć jedną ważną rzecz. Nie jestem wyznawcą „jednej słusznej metody”. Nie twierdzę, że Gallup to magiczna różdżka, która naprawi wszystko. W swojej pracy korzystam z wielu fantastycznych narzędzi, takich jak Insight Discovery, Holistic Values czy testy SQL. Każde z nich ma swoje zastosowanie i dobieram je w zależności od celu, dojrzałości zespołu i kultury organizacyjnej.

Jednak kiedy firma chce naprawdę głęboko zrozumieć, co napędza jej ludzi, skąd biorą się tarcia i gdzie leży ten mityczny, ukryty potencjał – CliftonStrengths sprawdza się wyjątkowo dobrze.

Często dostaję pytania od Dyrektorów HR i Prezesów: „Agnieszka, ale jak to konkretnie wygląda? Nie chcemy kolejnego szkolenia, po którym ludzie wrócą do biurek i zapomną o wszystkim w dwa dni. Jak wygląda proces?”.

Dlatego dzisiaj odsłaniam kulisy. Pokażę Ci, jak krok po kroku przeprowadzam taki proces w firmach – od Polski po Brukselę. Bez pudrowania, same konkrety.

KROK 1: Wstępne spotkanie – czyli jak nie wystraszyć ludzi

Zacznijmy od błędu, który popełnia wiele firm. Kupują testy, wysyłają ludziom linki na maila z dopiskiem „wypełnijcie do piątku” i… czekają na cud.

To tak nie działa. Co więcej – to prosta droga do buntu na pokładzie.

Zanim ktokolwiek wypełni jakikolwiek kwestionariusz, musimy porozmawiać. W moich projektach zawsze, ale to zawsze, pierwszym krokiem jest spotkanie online z całym zespołem (trwa zazwyczaj około 60 minut).

Dlaczego to jest tak kluczowe?

Ponieważ słowo „test” w środowisku korporacyjnym budzi lęk. Pracownicy zaczynają zadawać sobie pytania, których głośno nie wypowiedzą:

• „Czy to test psychologiczny?”
• „Czy badają nas, żeby kogoś zwolnić?”
• „A co, jeśli wyjdzie, że się nie nadaję na moje stanowisko?”
• „Czy wyniki trafią do moich akt personalnych i będą użyte przeciwko mnie?”

Moim zadaniem na tym etapie jest redukcja stresu i zbudowanie zaufania.

Przedstawiam się (żeby nie być anonimowym „konsultantem z teczką”), tłumaczę, czym jest psychologia pozytywna, na której opiera się Gallup, i – co najważniejsze – wyjaśniam, czego to badanie NIE mierzy.

Mówię wprost: „Słuchajcie, to nie jest ocena Waszej inteligencji, wiedzy fachowej czy zdrowia psychicznego. To narzędzie, które pokaże Wam, w jaki sposób najszybciej i najłatwiej osiągacie cele”.

Badania pokazują jasno: ludzie dużo chętniej angażują się w procesy rozwojowe, kiedy rozumieją ich cel i widzą w tym korzyść dla siebie (a nie tylko dla firmy).

To jest fundament. Bez tego warsztaty będą tylko „kolejnym spotkaniem HR”, a nie realną zmianą.

KROK 2: Testy CliftonStrengths 34 – dlaczego nie idę na skróty?

Kiedy już opadnie stres, a pojawi się ciekawość, uczestnicy otrzymują linki do badania.

I tutaj kolejna ważna kwestia techniczna: zawsze pracuję na pełnym profilu 34 talentów.

Na rynku dostępne są tańsze wersje raportów, pokazujące tylko „Top 5” talentów. W mojej ocenie, w kontekście biznesowym, to jak czytanie tylko spisu treści książki, zamiast całej powieści.

Dlaczego pełny profil jest niezbędny dla firmy?

Ponieważ to, co nas napędza (Top 5 lub Top 10), jest ważne, ale równie ważne jest to, co nas blokuje.

Pełny raport pokazuje nam tzw. „pięty achillesowe” – talenty z samego dołu listy (miejsca 30-34). To tam często kryje się odpowiedź na pytanie: „Dlaczego ten świetny specjalista tak bardzo męczy się przy raportowaniu?” albo „Dlaczego ten menedżer unika trudnych rozmów?”.

Znajomość „dołu” talentów pozwala nam zarządzać słabościami, zamiast udawać, że ich nie ma. Pozwala też budować partnerstwa komplementarne – jeśli ja mam nisko „Analityka”, a Ty masz go wysoko, to razem jesteśmy niepokonani. Jeśli oboje mamy go nisko – musimy znaleźć system (np. checklistę lub aplikację), który nas uratuje.

Uczestnicy wypełniają test online w dogodnym dla siebie czasie (zajmuje to ok. 30-40 minut).

KROK 3: Indywidualne sesje 1:1 – rozmowa o człowieku, nie o tabelkach

To jest ten element procesu, który wyróżnia moje podejście i który – z mojego doświadczenia – przynosi największą wartość dla pracownika.

Zanim spotkamy się w grupie, każdy uczestnik odbywa ze mną poufne, indywidualne spotkanie (60-90 minut).

To nie jest suche omówienie wyniku typu: „Masz Empatię, to znaczy, że jesteś miły”.

To głęboka rozmowa coachingowo-mentorska o tym, jak ten konkretny człowiek funkcjonuje w pracy.

Podczas tych sesji:

• Analizujemy, co wspiera efektywność: Jak pracownik naturalnie rozwiązuje problemy? Jak podejmuje decyzje?
• Szukamy blokad: Czy talent nie stał się przekleństwem? (Np. talent Odpowiedzialność jest wspaniały, ale w „piwnicy” oznacza, że człowiek nie potrafi delegować i bierze wszystko na siebie, co prowadzi do wypalenia).
• Omawiamy styl komunikacji: Jak dana osoba lubi otrzymywać feedback? Czego potrzebuje od szefa?
• Schodzimy do ostatnich talentów: To często moment wielkiego „Aha!”. Ludzie oddychają z ulgą: „A więc to dlatego tak nienawidzę cold callingu! To nie lenistwo, to po prostu brak talentu Woo (Czar)”.

Dla HR i Liderów to jest bezcenny etap, bo na warsztat grupowy przychodzą już ludzie świadomi. Ludzie, którzy „przetrawili” swój raport, zaakceptowali go i są gotowi rozmawiać o tym z innymi. Bez sesji 1:1 warsztat grupowy często zamienia się w chaos, bo ludzie dopiero próbują zrozumieć, co oznacza dane słowo w raporcie.

KROK 4: Warsztat zespołowy – moment, w którym ludzie „zaczynają się widzieć”

Dopiero teraz, gdy każdy ma już swoją „instrukcję obsługi”, spotykamy się całą grupą.

Jeśli zespół jest duży (jak w firmie, z którą pracowałam ostatnio – ponad 20 osób), dzielimy go na dwie mniejsze grupy warsztatowe, aby praca była efektywna.

Na czym polega ten warsztat? To nie jest wykład. To praca na żywym organizmie zespołu.

Zespół:

• Poznaje style działania kolegów: Tworzymy mapę talentów całego zespołu (tzw. Team Grid). Widać na niej czarno na białym, gdzie mamy siłę (np. mnóstwo talentów strategicznych), a gdzie mamy luki (np. nikt nie ma talentów do budowania relacji).
• Rozumie, skąd biorą się różnice i tarcia: To jest ten moment, kiedy opadają maski.
• Ćwiczy konkretne scenariusze: Jak się komunikować? Jak dzielić zadania w oparciu o talenty, a nie tylko stanowiska?

Podczas warsztatów najczęściej słyszę zdania, które są muzyką dla moich uszu:

• „Aaa… czyli to, że zadajesz tyle pytań o ryzyka, to nie jest czarnowidztwo, tylko talent Rozwaga (Deliberative)? Myślałem, że po prostu marudzisz!”
• „Aha, czyli jak ja wchodzę do biura i od razu mówię o zadaniach, to dla ciebie (talent Relator/Empatia) jest to niemiłe, bo ty potrzebujesz najpierw 2 minut rozmowy o człowieku?”

Nagle konflikty, które trwały latami, znikają, bo ludzie przestają brać zachowania innych „do siebie”. Przestają oceniać intencje, a zaczynają rozumieć potrzeby.

Warsztat zawsze prowadzę w oparciu o kulturę organizacji i jej realne cele. I tak — może być po polsku, angielsku lub mieszanie (dla zespołów international), co często praktykuję, pracując z firmami zagranicznymi.

KROK 5: Raport końcowy dla HR – konkret, nie ogólnik

Szkolenie się kończy, emocje opadają, ludzie wracają do pracy. I co dalej?

Jako były Dyrektor HR wiem, że najgorsze są szkolenia, po których nie zostaje żaden ślad.

Dlatego mój proces kończy się raportem managerskim (Audit Zespołu).

To dokument, który trafia do Zarządu, HR-u lub Lidera Zespołu. Nie ma tam lania wody. Są dane.

Raport zawiera:

• Kluczowe obserwacje: Co zauważyłam w dynamice grupy? Czy zespół jest otwarty, czy wycofany? Czy jest konflikt ukryty?
• Wnioski z warsztatów i sesji 1:1: Oczywiście z zachowaniem poufności indywidualnych rozmów, ale pokazujące trendy.
• Rekomendacje:
  • Komunikacja: Jak pisać maile do tego zespołu? Jak prowadzić spotkania?
  • Współpraca: Kogo z kim parować do projektów?
  • Zarządzanie: Jak motywować tę konkretną grupę?
  • Onboarding: Kto w zespole ma talenty, by być dobrym „Buddym” dla nowych, a kogo absolutnie do tego nie zmuszać?
• Ostrzeżenia: Na co uważać? Gdzie zespół może się „wywrócić”?

Dzięki temu HR otrzymuje strategiczną mapę. To narzędzie, które przydaje się przy kolejnych rekrutacjach, przy planowaniu ścieżek kariery czy przy rozwiązywaniu konfliktów w przyszłości.

KROK 6: Co z tego ma organizacja? (ROI)

To pytanie musi paść. Inwestycja w Gallupa to nie są małe pieniądze. Co firma z tego ma?

Firmy, z którymi pracuję, najczęściej wskazują na trzy konkretne efekty biznesowe:

1. Lepsza komunikacja = Szybsze decyzje

Ludzie przestają tracić czas na domysły, obrażanie się i pisanie sążnistych maili wyjaśniających. Wiedzą, jak do kogo mówić, żeby zostać zrozumianym. To realna oszczędność czasu pracy.

2. Mocniejsza współpraca i koniec silosów

Kiedy wiemy, kto w czym jest dobry, przestajemy rywalizować, a zaczynamy korzystać ze swoich zasobów. Dział sprzedaży przestaje wojować z marketingiem, bo rozumie, że mają inne talenty, które są sobie nawzajem potrzebne.

3. Konkrety do pracy HR (Retencja)

Ludzie nie odchodzą z firm. Ludzie odchodzą od szefów i zespołów, w których czują się nierozumiani. Kiedy pracownik czuje, że jego talenty są widziane i wykorzystywane, jego zaangażowanie rośnie. Proces Gallupa jest często silnym sygnałem dla pracowników: „Firma w nas inwestuje, firma nas widzi”. To drastycznie zwiększa lojalność.

Podsumowanie: Czy Gallup jest dla Twojej firmy?

Na koniec powtórzę to, co mówię każdemu Klientowi.

Narzędzi rozwojowych jest dużo. Czasem lepszy będzie Insight Discovery (którego jestem wielką fanką), czasem wystarczy prosty DISC.

Wszystko zależy od kontekstu.

Jeśli jednak czujesz, że Twój zespół potrzebuje:

1. Głębokiego zrozumienia przyczyn zachowań.
2. Języka, który jest pozytywny i nie oceniający.
3. Narzędzia, które jest precyzyjne (34 talenty dają miliony kombinacji, to nie jest proste szufladkowanie na 4 kolory).
4. Konkretnych danych do zarządzania ludźmi.

To CliftonStrengths będzie strzałem w dziesiątkę.

Pracuję z firmami w Polsce i za granicą. Prowadzę projekty po polsku i angielsku.

Jeśli jesteś z HR, zarządzasz zespołem lub po prostu czujesz, że w Twojej firmie przydałoby się takie „nowe otwarcie” – zapraszam do kontaktu.

Umówmy się na kawę (online lub offline) i porozmawiajmy o tym, co dzieje się w Twoim zespole. Chętnie podpowiem, czy ten proces sprawdzi się u Was, czy może zarekomenduję inne rozwiązanie.

Bo w biznesie, koniec końców, wszystko opiera się na ludziach. I warto w nich zainwestować mądrze.