Sposób komunikowania 4P

Co zrobić gdy masz do zakomunikowania trudny temat. Na przykład zmianę, albo wprowadzenie nowej rzeczy, procesu, prawa…

Gdy komunikujesz ustnie, lepiej wyrazić Ci swoje myśli i emocje. A co jeśli możesz użyć tylko słowa pisanego? Na przykład maila? Tu już nie czuć tak emocji, albo gorzej mogą być zinterpretowanie na tyle sposobów ile osób czyta!

Dlatego, dziś polecam prostą metodę 4P, która nadaje przkazowi logiczną strukturę. Odbiorcy łatwiej będzie przyswoić komunikat i go zrozumieć.

Metoda 4P w komunikacji to podejście wykorzystywane w zakresie zarządzania komunikacją w organizacjach. Metoda ta opiera się na czterech głównych elementach, które zaczynają się od litery “P”. Oto one:

1. Problem – dlaczego coś robimy: opowiedz dokładnie skąd wynika zmiana, dlaczego ją robimy, po co, co nią kieruje, jaki nasz problem rozwiązuje, jakim potrzebom odpowiada, co chcemy osiągnąć.
2. Picture – pokaż: opowiedz pracownikom, pokaż wizję przyszłości, gdy już tę zmianę wprowadzimy, jak coś będzie działać, czego zmiany będą dotyczyły, jaki będą miały wpływa na pracowników, na firmę, etc.
3. Plan – bardzo dokładnie, krok po kroku napisz jak będziemy zmianę wprowadzać, kiedy, jakie będą etapy, fazy wdrożenia, co będzie się działo – w tym punkcie należy szczególnie zadbać o pracowników, o ich odbiór, zaopiekować się nimi.
4. Plan – w tym punkcie należy upewnić się, że odbiorca czyli pracownicy wiedzą, co powinni zrobić, gdzie i w czym partycypować tak by projekt odniósł sukces.

Jak mogłoby to wyglądać w praktyce?

Oto przykład:

Komunikat dotyczący zmiany w polityce parkowania w Firmie XYZ – Metoda 4P:

1. Problem: Drodzy Pracownicy,

Chcielibyśmy Wam przedstawić istotną zmianę w naszej firmowej polityce parkowania, wynikającą z rosnącej liczby pracowników i ograniczonej ilości miejsc parkingowych. Zmiana ta ma na celu rozwiązanie problemu związane z brakiem dostępności miejsc w godzinach szczytu oraz usprawnienie systemu parkowania dla wszystkich.

2. Picture: Wprowadzenie nowej polityki parkowania przyczyni się do stworzenia bardziej elastycznego i sprawiedliwego środowiska parkowania. Po zmianie, każdy pracownik będzie mógł parkować na dostępnym miejscu zgodnie z zasadą “first come, first served”. Widzimy to jako krok ku większej dostępności miejsc parkingowych oraz poprawie ogólnej mobilności w firmie.
3. Plan: Plan wdrożenia nowej polityki parkowania jest dokładnie przemyślany i składa się z kilku etapów. W najbliższych tygodniach przeprowadzimy sesję informacyjną, gdzie szczegółowo omówimy zmiany oraz odpowiemy na wszelkie pytania. Następnie, stopniowo wprowadzimy nową politykę, zaczynając od 1 marca 2024 roku dla poziomu parkingu -1.

15 marca dołączy do zmiany poziom -2. Etapy wdrożenia będą jasno skomunikowane, abyście mieli pełen obraz procesu.

4. Partycypacja: Aby projekt odniósł sukces, potrzebujemy Waszej pełnej partycypacji. Prosimy o zrozumienie nowych zasad i gotowość dostosowania się do nich. W miarę postępów informacji będą regularnie przekazywane, a Wasze uwagi i opinie będą dla nas cenne. Chcemy, abyście czuli się zaangażowani i bezpieczni w tym procesie.

Dziękujemy za Waszą współpracę i elastyczność w związku z tą zmianą. Jesteśmy przekonani, że nowa polityka parkowania przyczyni się do poprawy jakości pracy i komfortu w naszej firmie.

Z poważaniem, Zarząd Firmy XYZ

Jak Wam się podoba taka struktura? Przydatne? Czy macie inne, lepsze metody? Podzielcie się😊

1. Zdjęcie przedstawia informacje dla podróżujących Dworzec Gdański, styczeń 2024 Warszawa…